Τι είναι το ERP και MRP: Εξερευνώντας τα Συστήματα Διαχείρισης Πωλήσεων, Παραγγελιών και Παραγωγής

Σε μια μικρή επιχείρηση, οι πωλήσεις, οι αγορές, η αποθήκη και τα λογιστικά μπορεί να λειτουργούν με ξεχωριστά προγράμματα, λογιστικά φύλλα και πολλές αντιγραφές στοιχείων. Όσο η επιχείρηση μεγαλώνει, αυτό γίνεται πηγή λαθών και χαμένου χρόνου. Τα συστήματα ERP και MRP υπάρχουν για να λύσουν ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Ο οδηγός αυτός εξηγεί με απλά λόγια τι κάνει το καθένα, πώς συνεργάζονται και τι να προσέξετε πριν επιλέξετε.

Τι είναι το ERP

Το ERP, από το Enterprise Resource Planning, είναι ένα λογισμικό που συγκεντρώνει σε μία βάση δεδομένων τις βασικές λειτουργίες μιας επιχείρησης: πωλήσεις, αγορές, αποθήκη, οικονομική διαχείριση και, ανάλογα με την περίπτωση, παραγωγή. Η ουσία του είναι ότι κάθε στοιχείο καταχωρείται μία φορά και είναι διαθέσιμο σε όλα τα τμήματα.

Όταν ένας πωλητής καταχωρεί μια παραγγελία, η αποθήκη βλέπει τι πρέπει να ετοιμάσει, το λογιστήριο βλέπει τι θα τιμολογηθεί και η διοίκηση βλέπει πώς πηγαίνουν οι πωλήσεις, χωρίς να περάσει κανείς τα ίδια στοιχεία ξανά. Τα συστήματα ERP δίνουν έτσι μια ενιαία και ενημερωμένη εικόνα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο.

Τι είναι το MRP

Το MRP, από το Material Requirements Planning, αφορά κυρίως τις επιχειρήσεις που παράγουν προϊόντα. Απαντά σε ένα πολύ συγκεκριμένο ερώτημα: τι υλικά χρειάζομαι, σε ποια ποσότητα και πότε, για να παράγω αυτό που έχω πουλήσει ή σκοπεύω να πουλήσω.

Για να το υπολογίσει, το σύστημα MRP χρησιμοποιεί τρία βασικά στοιχεία: τη συνταγή ή λίστα υλικών κάθε προϊόντος, το πρόγραμμα παραγωγής και το τρέχον απόθεμα. Λαμβάνει επίσης υπόψη τους χρόνους παράδοσης των προμηθευτών. Το αποτέλεσμα είναι ότι οι παραγγελίες πρώτων υλών γίνονται έγκαιρα, χωρίς ελλείψεις που σταματούν την παραγωγή και χωρίς υπερβολικά αποθέματα που δεσμεύουν κεφάλαια.

Πώς συνεργάζονται ERP και MRP

Σε μια παραγωγική επιχείρηση, το MRP λειτουργεί συνήθως ως κομμάτι του ERP ή σε στενή σύνδεση μαζί του. Η παραγγελία πελάτη που καταχωρείται στις πωλήσεις τροφοδοτεί το πρόγραμμα παραγωγής, το MRP υπολογίζει τα υλικά που λείπουν, το τμήμα αγορών παραγγέλνει από τους προμηθευτές και η αποθήκη παραλαμβάνει. Όλη η αλυσίδα βασίζεται στα ίδια δεδομένα, οπότε μια αλλαγή σε ένα σημείο φαίνεται αμέσως στα υπόλοιπα.

Παρακολούθηση της παραγωγής

Ο προγραμματισμός είναι μισή δουλειά αν δεν υπάρχει εικόνα για το τι συμβαίνει στην πράξη. Η παρακολούθηση παραγωγής καταγράφει την πρόοδο κάθε εντολής, τους χρόνους, την κατανάλωση υλικών και τα σκάρτα. Έτσι η επιχείρηση μπορεί να δει πού υπάρχουν καθυστερήσεις, να υπολογίσει το πραγματικό κόστος κάθε προϊόντος και να απαντήσει με ακρίβεια σε έναν πελάτη που ρωτά πότε θα είναι έτοιμη η παραγγελία του.

Η αποθήκη ως κρίκος της αλυσίδας

Ένα απόθεμα που υπάρχει στο σύστημα αλλά δεν βρίσκεται στο ράφι είναι από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης οργανώνει τις θέσεις αποθήκευσης, καθοδηγεί το προσωπικό στη συλλογή των παραγγελιών και χρησιμοποιεί barcode για να περιορίσει τα λάθη. Όταν συνδέεται με το ERP, το απόθεμα που βλέπουν οι πωλητές ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα.

Το ελληνικό πλαίσιο: myDATA και ηλεκτρονική τιμολόγηση

Για μια επιχείρηση στην Ελλάδα, ένα ERP δεν είναι μόνο εργαλείο οργάνωσης. Πρέπει να υποστηρίζει τη διαβίβαση των παραστατικών στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και τις απαιτήσεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Πριν από την επιλογή, ζητήστε να δείτε στην πράξη πώς γίνεται η διαβίβαση και πώς χειρίζεται το σύστημα τις αλλαγές στο θεσμικό πλαίσιο.

Cloud ή εγκατάσταση στην επιχείρηση

Ένα ERP μπορεί να λειτουργεί στο cloud ή σε server μέσα στην επιχείρηση. Στο cloud, η πρόσβαση γίνεται από οπουδήποτε υπάρχει internet, οι ενημερώσεις γίνονται από τον πάροχο και το κόστος είναι συνήθως μηνιαία ή ετήσια συνδρομή. Το μειονέκτημα είναι η εξάρτηση από τη σύνδεση στο διαδίκτυο.

Η εγκατάσταση σε δικό σας server δίνει μεγαλύτερο έλεγχο, αλλά μεταφέρει στην επιχείρηση την ευθύνη για τον εξοπλισμό, την ασφάλεια και τα αντίγραφα ασφαλείας. Σε κάθε περίπτωση, ρωτήστε πού φυλάσσονται τα δεδομένα, πόσο συχνά λαμβάνονται αντίγραφα και πώς διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τον GDPR, αφού το σύστημα θα περιέχει στοιχεία πελατών, προμηθευτών και εργαζομένων.

Τι να ελέγξετε πριν επιλέξετε

• Ταίριασμα με τη λειτουργία σας: ένα σύστημα για εμπορική επιχείρηση διαφέρει από ένα για παραγωγική.
• Μεταφορά δεδομένων: πώς θα περάσουν πελάτες, είδη και υπόλοιπα από το παλιό σύστημα.
• Εκπαίδευση: ένα σύστημα που δεν ξέρει να χρησιμοποιεί το προσωπικό δεν αποδίδει.
• Υποστήριξη: ποιος απαντά όταν κάτι δεν δουλεύει, και σε πόσο χρόνο.
• Σταδιακή εφαρμογή: η ενεργοποίηση ανά τμήμα μειώνει τον κίνδυνο να σταματήσει η λειτουργία.

Η εφαρμογή ενός ERP είναι έργο και όχι απλή αγορά λογισμικού. Όταν όμως γίνει σωστά, η επιχείρηση κερδίζει κάτι που δεν φαίνεται στον ισολογισμό αλλά μετράει κάθε μέρα: αποφάσεις που βασίζονται σε πραγματικά στοιχεία.

Σχετικοί οδηγοί

Web development: τι να ζητήσετε πριν χτιστεί το site σαςΈνα νέο site κρίνεται συνήθως από την εμφάνισή του την ημέρα που βγαίνει στον αέρα. Στην...Βιβλιοδεσία και πλαστικοποίηση στο γραφείο: τι να προσέξετεΣε ένα γραφείο τα περισσότερα έγγραφα τυπώνονται, διαβάζονται και μπαίνουν στο αρχείο. Υπάρχουν όμως και εκείνα...Συγκομιδή ελιάς: ασφάλεια και οργάνωση στο κτήμαΗ συγκομιδή της ελιάς κρατάει λίγες εβδομάδες τον χρόνο, αλλά είναι από τις πιο απαιτητικές δουλειές...